Om de printtaken van zijn medewerkers en studenten te optimaliseren maakt scholengemeenschap Pantarijn sinds kort gebruik van verschillende multifunctionele printers (MFP’s) van Sharp. Daarnaast gebruikt de onderwijsinstelling bijbehorende software die de betalingen voor printtaken regelt. Pantarijn zocht een leverancier voor documentoplossingen die niet alleen kwalitatief de beste producten levert, maar de oplossingen ook wist te integreren met de bestaande betaaloplossing van Pantarijn, om leerlingen en medewerkers een perfecte ervaring te bieden.
Scholengemeenschap Pantarijn
Scholengemeenschap Pantarijn is een voortgezet-onderwijsinstelling die verschillende soorten opleidingen aanbiedt. Van praktijkonderwijs tot en met het gymnasium, verdeeld over vijf locaties in de regio Wageningen. Hier worden in totaal 3.000 leerlingen onderwezen en zijn ruim 350 medewerkers werkzaam. In hun dagelijkse werkzaamheden en opleidingen maken zij veelvuldig gebruik van printers, bijvoorbeeld voor het afdrukken van huiswerk of het scannen en kopiëren van literatuur. Scholengemeenschap Pantarijn is een voortgezet-onderwijsinstelling die verschillende soorten opleidingen aanbiedt. Van praktijkonderwijs tot en met het gymnasium, verdeeld over vijf locaties in de regio Wageningen. Hier worden in totaal 3.000 leerlingen onderwezen en zijn ruim 350 medewerkers werkzaam. In hun dagelijkse werkzaamheden en opleidingen maken zij veelvuldig gebruik van printers, bijvoorbeeld voor het afdrukken van huiswerk of het scannen en kopiëren van literatuur.
Hetzelfde systeem, verschillende locaties
Op zijn vijf locaties heeft Pantarijn verschillende MFP’s en printers in gebruik om de vereiste printtaken uit te voeren. Ook heeft Pantarijn een softwarekoppeling gemaakt met Inepro, een systeem dat bestaat uit een betaaloplossing en een geautomatiseerd ‘follow me-systeem’. Wilfred Hanekamp, servicemanager bij Pantarijn, over de voordelen van deze koppeling “Alle leerlingen en medewerkers hebben een pasje waarmee ze op een willekeurige MFP afdrukken kunnen maken. De printer herkent de gebruiker, waarna wordt bepaald of de gebruiker de rechten heeft om de taak uit te voeren.”
Het betaalsysteem is specifiek bedoeld voor leerlingen en medewerkers. Ieder jaar krijgen zij een bepaald saldo toegewezen waarmee ze hun printtaken kunnen uitvoeren. Medewerkers van Pantarijn kunnen hun pasje daarnaast onbeperkt gebruiken voor alle printoplossingen binnen de scholengemeenschap. De afdrukken die zij maken worden door het administratiesysteem geregistreerd.
Overweegt u een nieuwe printer aan te schaffen?
Wij kijken samen met u naar welke printer het meest geschikt is voor uw organisatie, welke functionaliteiten het beste bij u passen en hoeveel printers uw organisatie nodig heeft.
Monitoring op afstand
In het verleden verwerkten de printers van Pantarijn 5,5 miljoen afdrukken per jaar; nu zijn er dat nog maar 3,5 miljoen. Verreweg de meeste afdrukken zijn zwart-wit op A4-papier. In de samenwerking is besloten dat Sharp het gebruik van de printers op afstand monitort. Het bedrijf kan hierdoor controleren of er problemen zijn met de MFP’s en wanneer nodig direct actie ondernemen. Daarnaast wordt het verbruik van cartridges gemeten en worden er nieuwe cartridges opgestuurd als de toner opraakt. Hanekamp: “Daardoor hebben we bijna geen omkijken naar het beheer van de printers en is Pantarijn verzekerd van een tijdige herbevoorrading. Dat werkt heel prettig.”
De beste combinatie
Pantarijn zocht naar een leverancier waarvan de oplossingen konden worden gekoppeld aan de huidige systemen. “Aan het eind van het contract met de vorige leverancier besloten wij om een Europese aanbesteding uit te schrijven, omdat we wilden zien wat voor mogelijkheden andere leveranciers boden”, vertelt Wilfred Hanekamp. “Tijdens de aanbestedingsprocedure behoorde Sharp tot de beste mogelijkheden. Een van de vereisten was dat de oplossing perfect kon worden geïntegreerd met de bestaande Inepro-oplossingen. Daarnaast was de prijs een belangrijke factor. Uiteindelijk hebben we met vier partijen gepraat, waarbij Sharp de beste prijs-kwaliteitverhouding en flexibiliteit bood.”
Proof of Concept
Andy Papenhuyzen, accountmanager bij Sharp, vertelt hoe de implementatie verliep: “We zijn begonnen met de inrichting van een Proof of Concept. Tijdens deze fase hebben we de betaaloplossing aan onze systemen gekoppeld en uitvoerig getest. We hebben zo een aantal bestaande problemen op voorhand opgelost.”
“Sinds de implementatie zijn er zeer weinig problemen geweest met het systeem”, voegt Hanekamp toe. “We hebben afgesproken dat grote storingen worden gerapporteerd, maar die hebben niet plaatsgevonden. Kleine meldingen konden direct worden opgelost met de handleidingen of door te bellen met een deskundige van Sharp.”
Het beheer en de beveiliging van het printerpark ligt in handen van Sharp. De MFP’s zijn uitgerust met een Data Security Kit, die ervoor zorgt dat printers tegen digitale aanvallen zijn beschermd. Daarnaast zorgt de verplichte authenticatie en een wachtwoord ervoor dat de printtaken alleen voor de bevoegde persoon zichtbaar zijn.
Perfecte resultaten en tevreden gebruikers
“We merken dat onze medewerkers en leerlingen zeer tevreden zijn over het systeem, de printers en de MFP’s”, zegt Hanekamp. “Over het algemeen hoor je gebruikers direct klagen als de techniek niet goed werkt, maar bij onze servicedesk komen er zelden vragen binnen over het functioneren van de printers en MFP’s. Een goed teken dus.”
“We zijn blij met deze samenwerking. Sinds de implementatie zijn er alweer nieuwe printers en MFP’s besteld”, besluit Hanekamp. “We hebben tijdens de implementatie alle oude apparatuur vervangen door Sharp-producten en zijn daar zeer tevreden over. De producten bieden een goede kwaliteit en hebben nauwelijks storingen.”
