Document Management Services

Neem de controle over uw gegevens

Een document management systeem zorgt dat u veilig bij uw documenten kunt op het moment dat u ze nodig heeft. Het zijn de systemen en processen die worden gebruikt om documenten snel en efficiënt op te slaan, te beheren, bij te houden en op te halen.

Het is geen nieuw concept, document management oplossingen bestaan al vele jaren. Echter is het nog nooit zo belangrijk geweest, omdat de hoeveelheid informatie die elke dag gecreëerd wordt een duizelingwekkend niveau heeft bereikt vanwege de noodzaak om toegang te krijgen tot informatie in een hybride werkomgeving (ongeveer 2,5 quintiljoen bytes per dag in 2020*).

Elke dag creëren bedrijven contracten, facturen, offertes en vele andere cruciale documenten in zowel digitale als geprinte vorm. Veel van deze informatie raakt echter begraven in persoonlijke systemen, archiefkasten of blijft binnen specifieke afdelingen. Het is vaak moeilijk om bestanden terug te vinden en ze goed te beveiligen.

* “2020 Data Never Sleeps 8.0” onderzoek van Domo, Inc.

Effectieve document management oplossingen stellen u in staat om:

De samenwerking te vergroten en stroomlijnen – Iedereen kan dezelfde documenten delen en bekijken, zodat er altijd een nieuwste, meest actuele versie beschikbaar is.
Een consistente documentinfrastructuur onderhouden – Informatie kan worden gedeeld met andere systemen, zoals ERP, CRM en financiële toepassingen voor een betere workflow.
Informatie veiliger beheren – Documenten worden centraal beheerd en beschermd tegen ongeoorloofde toegang.
Naleving garanderen – Auditsporen en tools voor digitale handtekeningen helpen naleving van de regelgeving te garanderen.

Finger-pressing-printer-panel product MX-C607F

Documenten omzetten in beslissingen

Als onderdeel van het Document & Print Management portfolio van Sharp helpen onze Workflow-oplossingen iedereen in het team om de efficiëntie te verbeteren door handmatige, repetitieve taken te stroomlijnen. Dit betekent dat uw documenten vastlegt en een workflow start om ze direct en veilig naar de persoon, applicatie of bedrijfsfunctie te sturen die ze nodig heeft.

Onze document management software maakt bedrijfskritieke informatie altijd en overal beschikbaar voor geautoriseerde werknemers. Dit gebeurt in de cloud of op uw eigen servers, vanaf bijna elk apparaat, inclusief telefoons en tablets.

Verbeter de productiviteit en beheers de kosten

Doordat u veel meer van uw bedrijfsinformatie digitaal vastlegt, veilig opslaat en deelt helpen onze veilige oplossingen voor document management en workflow om:

Efficiënter te werken – U stroomlijnt bedrijfsprocessen, vermindert fouten en maakt een snelle toegang tot documenten mogelijk.
De kosten te verlagen Door taken sneller te voltooien, de hoeveelheid afdrukken te verminderen en de ruimte om papier te archiveren te beperken.
Audit- en nalevingsprocessen te verbeteren – Zorg voor duidelijke traceerbaarheid en het sneller ophalen van documenten.
De documentbeveiliging te verbeteren – Alleen bevoegd personeel heeft nog toegang tot informatie.
Nieuwe inzichten en omzetkansen te benutten – Dit is mogelijk dankzij een effectievere uitwisseling en consolidatie van gegevens.
Een betere klantervaring te bieden – Relevante informatie is snel terug te vinden bij het afhandelen van vragen.