Nederlandse werknemers vinden de gewoontes van hun collega’s regelmatig storend. Dat blijkt uit onderzoek van Sharp, dat werd uitgevoerd onder 504 Nederlandse kantoormedewerkers. De vervelende gewoontes lijken in eerste instantie onschuldig, maar kunnen een serieuze belemmering vormen voor de samenwerking en werksfeer in organisaties. Werknemers ontvangen bijvoorbeeld regelmatig belangrijke informatie te laat, worden onderbroken in vergaderingen of moeten de ‘rotzooi’ van een collega opruimen.
De vijf meest voorkomende irritante kantoorgewoontes
Het onderzoek onthult de meest voorkomende slechte gewoontes op kantoor: collega’s die uitgeprinte documenten in de printer laten liggen (52,60%), het printerpapier niet aanvullen (51,20%), elkaar onderbreken tijdens vergaderingen (47,60%), vergeten belangrijke informatie te delen (42,90%) en tijdens vergaderingen op een laptop of telefoon werken (40,30%).
Opvallend is dat kantoormedewerkers elkaar in de meeste gevallen niet persoonlijk aanspreken op het storende gedrag. Van de ondervraagde kantoormedewerkers gaat 15,70% in sommige gevallen het gesprek met een collega aan. Veel vaker kiezen werknemers ervoor om hun collega op een indirecte manier aan te spreken. Bijvoorbeeld door een collega te mailen over het gedrag van de ‘vervelende’ collega (29,40%), een brief met een klacht in de algemene ruimte te leggen (15,30%), het gedrag van de collega te negeren (15,10%), een e-mail naar het algemene e-mailadres van het bedrijf te sturen (9,90%), te zuchten of te kreunen (8,70%), of een mail naar de baas te sturen om over de collega te klagen (8,50%).
Kantoorirritaties hebben op verschillende manieren invloed op het succes van organisaties. Door het gebrek aan communicatie lopen teams de toegevoegde waarde van samenwerking mis. Roos Vonk, hoogleraar sociale psychologie en auteur van ‘Collega’s en andere ongemakken’ zei hierover: “De argumenten van een collega die u in een vergadering onderbreekt, vindt u vaak per definitie slecht. Terwijl die collega misschien wel iets heel nuttigs zei. Maar u bent dan niet bezig met de inhoud omdat uw irritatie in de weg zit.” De oplossing begint volgens Vonk bij de werknemers zelf. “Wilt u goede collega’s hebben, dan moet u een goede collega zijn. Want zowel goed als slecht gedrag is besmettelijk.” Als dat niet genoeg is, probeer dan om de collega op een rustige en goede manier feedback te geven. Vonk’s tip: “Verlaag uw verwachtingen als u feedback geeft. Verwacht niet dat de ontvanger uw advies direct ter harte neemt, maar begin met te communiceren wat het gedrag van de collega met u doet. Dan heeft u meer kans dat uw collega zich niet aangevallen voelt en er later op terugkomt.”
Ook de kwaliteit van technologie in organisaties speelt een rol in kantoorirritaties. Verouderde document- en printsystemen kosten de drukke werknemer vaak te veel tijd, waardoor hij sneller geneigd is het printerpapier te negeren en te lang wacht met het doorsturen van documenten. Niet nodig, aldus Wilbert Hendriks, Marketing Manager bij Sharp Electronics Benelux: “Er zijn tegenwoordig print-, document- en informatiesystemen die én eenvoudig in gebruik zijn én over geavanceerde eigenschappen beschikken.” Ook kan technologie helpen de betrokkenheid van werknemers tijdens vergaderingen te verbeteren. Zo zijn er interactieve schermen voor vergaderruimtes, waarop aanwezigen tegelijkertijd aantekeningen kunnen maken. “Aanwezigen kunnen hun opmerkingen alvast bij het betreffende onderwerp kwijt, zonder de collega te hoeven onderbreken”, aldus Hendriks.
