Nederlanders zitten per maand 29 uur en 39 minuten in vergaderingen, zo blijkt uit onderzoek van Sharp. Vergaderingen kosten de werkgever daardoor op jaarbasis 6.508 euro*. Dit geld wordt deels verspild omdat liefst 85% van de werknemers aangeeft dat ze aan hun bureau productiever zijn dan tijdens vergaderingen.
Vergadering op vergadering: Nederlanders besteden gemiddeld bijna dertig uur per maand aan meetings
Werknemers zijn niet alleen productiever aan hun bureau, ook geeft 58% aan dat een vergadering vaak geen duidelijke uitkomst of resultaat heeft. Daarnaast vindt 57% vergaderingen saai. Ook worden vergaderingen als te formeel ervaren (65%). Eén van de problemen van de vergaderzaal is dat ze ouderwets zijn: 61% vindt dat de vergaderruimtes niet voldoen aan de eisen van een vergadering, 28% geeft aan dat er nog steeds gebruik wordt gemaakt van whiteboards en 19% maakt nog gebruik van flipovers.
“Het is duidelijk dat we niet genoeg waarde halen uit vergaderingen, zeker als we naar de kosten kijken”, zegt psycholoog dr. Nigel Oseland. “Er zijn veel verschillende redenen om een vergadering te plannen en u heeft verschillende ruimtes en technologieën nodig om deze meetings tot een succes te maken. Voor elke vergadering moeten de juiste context en verwachtingen worden gecreëerd, en u moet niet elke keer dezelfde aanpak gebruiken.”
Er zijn genoeg redenen waarom een vergadering slecht uitpakt; zo geeft 33% aan dat er van tevoren geen informatie wordt gedeeld, dat de juiste mensen niet aanwezig zijn (26%) of dat er juist te veel mensen aanwezig zijn (31%). Omdat vergaderingen niet de onverdeelde aandacht van werknemers opeisen, gaan ze andere dingen doen, zoals het bijwerken van e-mails (24%), het maken van to-do-lijstjes (22%) en het checken van social media (26%).
Ronald Huijbregts, manager sales en marketing Visual Solutions Benelux bij Sharp, zegt: “Vergaderingen zijn te vaak ineffectief. We moeten ervoor zorgen dat de juiste informatie wordt gedeeld en de juiste mensen worden uitgenodigd. Maar het is ook belangrijk om te kijken naar de inrichting van de vergaderruimte en het gebruik van de juiste technologieën. Elke vergadering is anders, waardoor er verschillende mogelijkheden beschikbaar moeten zijn om informatie te delen en te presenteren. Het doel van Sharp is om een oplossing te bieden voor elke vergadering, zodat deze een interessantere, interactievere en betere tijdsbesteding voor iedereen wordt.”
Sharp heeft een gids ontwikkeld, die helpt om vergaderingen te verbeteren. Daarin staan ook de adviezen van dr. Oseland. De gratis gids met daarin tips en voorbeelden over hoe u effectiever kunt vergaderen, kan hier worden gedownload.
*Berekend op basis van modaal inkomen Nederland: €37.500 per jaar, 254 werkdagen per jaar, acht uur per dag = uurloon van €18,4547
