Document Capture
Digitaliseer documenten met gemak
Het digitaliseren van documenten is een doel voor elke organisatie. Het kan bijvoorbeeld gaan om het opslaan van oude documenten naar een digitale versie, of nieuw ontvangen papierwerk vastleggen en toevoegen aan een automatisch proces. In allebei de situaties heeft een kantoorprinter Document Capture Software nodig om de taak te voltooien.
Hoewel u een printer of kopieermachine met speciale scanners nodig heeft om documenten te scannen, is Document Capture Software onmisbaar. Het zorgt ervoor dat uw documenten veilig en efficiënt worden opgeslagen, gedeeld, beheerd en verwerkt via uw workflows.
Documenten eenvoudig digitaliseren
Of het nu gaat om het scannen van facturen of het automatiseren van uw binnenkomende post, de overstap van papier naar digitaal kan een tijdrovende taak zijn. Documenten moeten worden gescand, een naam krijgen, gearchiveerd, geïndexeerd, gedeeld en opgeslagen: er lijkt geen einde aan te komen. Met Document Capture Software automatiseert u het hele proces, waardoor u tijd en geld bespaart.
Door deze software worden uw bestanden geïndexeerd, waardoor u eenvoudig door middel van zoekwoorden uw documenten kunt terugvinden. Daarnaast zorgt het ervoor dat er vastgelegd wordt wie er iets aanpast in een document, wat deze aanpassingen zijn en wanneer deze gedaan zijn. Zo kunt u ook oudere versies herstellen. De software zorgt ervoor dat u documenten kunt scannen en deze gelijk in de goede map opslaat of via e-mail naar de juiste persoon verstuurt.
En door een volledig auditspoor te creëren van elk document dat u vastlegt met een printer, zorgt de Document Capture Software ervoor dat uw organisatie een nalevingsvriendelijk auditspoor creëert.
Automatisch documenten verwerken
Hoe hightech uw bedrijf ook is, menselijke fouten liggen altijd op de loer. Document Capture Software zorgt ervoor dat fouten niet tot grote problemen kunnen uitgroeien. Als er een document ontbreekt, weet u precies waar u het kunt vinden.
Door de metatags en inhoud van documenten te scannen, indexeert Document Capture Software op slimme wijze uw documenten zodat u ze snel kunt terugvinden. Dankzij routeringsopties stuurt u uw documenten precies daarheen waar ze nodig zijn. Het scannen van facturen en gegevens betekent dat zelfs gevoelige documenten kunnen worden verzonden naar teams die ze nodig hebben. Deze slaat u veilig op als pdf’s met wachtwoordbeveiliging.
Ontworpen voor alle afdelingen
Niet alleen specifieke afdelingen kunnen profiteren van document management, maar het hele kantoor kan worden opgenomen in uw processen. Hierdoor maakt iedereen optimaal gebruik van de bedrijfssoftware.
Een betrouwbare manier om scans van hoge kwaliteit te maken en te verwerken, uw papiergebruik te verminderen en op een duurzame manier te werken.
Ontdek onze Document Capture Software
Ontdek hoe u de productiviteit in uw bedrijf verbetert.