Document Management
Neem de controle over uw documenten
Niets belemmert de productiviteit meer dan dat werknemers de documenten die ze zoeken niet kunnen vinden. In de huidige digitale wereld gebeurt dit helaas doorlopend. Documenten worden vaak gecreëerd en opgeslagen in verschillende omgevingen: op papier, laptops, USB-sticks, e-mail, de cloud, enzovoort.
Zonder een documentbeheersysteem om dit alles bij te houden kunnen organisaties gemakkelijk het spoor bijster raken. In dat geval loopt de gegevensbeveiliging gevaar, voelen werknemers zich gefrustreerd en heerst er een algemeen gevoel van desorganisatie.
Gelukkig is er Document Management Software om dit probleem op te lossen.
Hoe werkt het?
Documentbeheersystemen voor kleine bedrijven geven u de controle en grip op uw documenten, zodat u minder afhankelijk van papier wordt.
Documentbeheer stroomlijnt uw workflows, of dat nu een computerbestand is of een document dat u heeft geüpload vanaf uw all-in-one printer. U kunt al uw bedrijfsdocumenten veilig vastleggen, opslaan, beheren, delen, afdrukken en ophalen.
Zo veel meer
Maar elektronische documentbeheersystemen doen meer dan alleen het lokaliseren en opslaan van documenten. Zoals de naam al aangeeft, geven ze ongeëvenaarde mogelijkheden voor documentbeheer.
- Transparantie en controle - U bepaalt zelf welke werknemers toegang krijgen tot welke documenten, op basis van de gevoeligheid van de documenten en het autorisatieniveau van uw werknemers.
- Productiviteit - Geautoriseerde gebruikers hebben op elk gewenst moment toegang tot alles wat ze nodig hebben, vanaf welk apparaat ze ook werken.
- Versiebeheer - Een documentbeheersysteem zorgt ervoor dat mensen werken vanuit de laatste versie van een document, met de mogelijkheid om wijzigingen zo nodig terug te draaien en terug te keren naar een eerdere versie.
- Samenwerking - Met behulp van document capture kunnen meerdere teamleden hetzelfde document delen, openen en in realtime samenwerken vanaf verschillende apparaten. Dit is cruciaal voor het ondersteunen van samenwerking in de huidige wereld van werken op afstand, waar teamleden niet altijd in hetzelfde kantoorgebouw zijn.
Wat zijn de voordelen?
Document Management software biedt een groot aantal voordelen voor bedrijven van elke omvang, waaronder:
Verbeterde documentbeveiliging en naleving
Door te weten waar uw documenten zich bevinden en welke gegevens ze bevatten, vermindert u de kans op onopzettelijk gegevensverlies. Documentbeheer stelt u ook in staat om te bepalen wie er toegang heeft tot uw documenten.
Enhanced productivity
Door documenten te bundelen kunnen werknemers gemakkelijker vinden wat ze nodig hebben, met elkaar samenwerken en hun werk dus efficiënter gedaan krijgen.
Lagere kosten
De software vermindert de noodzaak voor afdrukken door documenten digitaal vast te leggen. Dit helpt om de kosten te verlagen en de efficiëntie te verbeteren.
Ontdek onze Document Management Software
Ontdek hoe u de productiviteit in uw bedrijf verbetert.